Hinweisgeberschutz

Hinweisgeberschutz bei Langnese Honig

Die Einhaltung der Gesetze und interner Regeln hat bei Langnese Honig Priorität. Denn nur so können wir unser Unternehmen, unsere Mitarbeiter und unsere Geschäftspartner vor unübersehbaren Risiken schützen. Mögliches Fehlverhalten bei Langnese Honig muss deshalb frühzeitig erkannt, aufgearbeitet und abgestellt werden.

Dabei hilft uns die Aufmerksamkeit aller sowie ihre Bereitschaft, bei konkreten Anhaltspunkten auf mögliches schweres Fehlverhalten hinzuweisen. Auf entsprechende Hinweise von Lieferanten, Kunden und sonstigen Dritten legen wir Wert.

Langnese Honig hat für solche Hinweise einen Meldekanal eingerichtet. Er ist rund um die Uhr erreichbar und kann die Anonymität des Hinweisgebers vollständig sicherstellen.

Der Meldekanal ist ausschließlich für Hinweise auf schweres Fehlverhalten zuständig. Dazu zählen etwa

  • Straftaten gegen Langnese Honig, etwa Bestechung, Veruntreuung oder Diebstahl
  • Handlungen, die Langnese Honig der Gefahr erheblicher Strafe, Schadensersatzansprüche oder Bußgelder aussetzen, etwa Kartellrechtsverstöße, Geldwäsche oder grob mangelhaften Arbeitsschutz
  • Verhaltensweisen, die gegen Menschenrechte verstoßen, beispielsweise durch in Kauf genommene Kinder- oder Sklavenarbeit, oder in erheblicher Weise Umweltschutzbelange oder Antidiskriminierungsvorschriften missachten.

Für Hinweise, die auf ein weniger gravierendes Fehlverhalten verweisen, stehen unsere anderen Meldewege, etwa unser Verbraucherservice oder die Personalabteilung, zur Verfügung.

Im Folgenden finden Sie das Dokument zur Verfahrensordnung und den Meldekanal.

Verfahrensordnung Meldekanal

FAQs

Unsere FAQs dienen zur Klärung aller offenen Fragen bezüglich des Hinweisgeberschutzes. 

Neben den gesetzlichen Vorgaben gemäß Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) und Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) dient das Hinweismanagement zum Schutz der Hinweisgeber. Diese sollen direkt über den Hinweiskanal die sichere Möglichkeit besitzen Meldungen abzugeben. Damit soll das Unternehmen und deren Lieferketten nachhaltig verbessert und Schwachstellen abgestellt werden. 
Wichtig ist dabei, dass die Hinweise vertraulich behandelt werden und diese Meldungen professionell von den Meldestellenbeauftragten bearbeitet werden. 

Ein Hinweisgeber nach dem HinSchG kann jede Person sein, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt hat. Das können beispielsweise Arbeitnehmer, Auszubildende, Kunden, Lieferanten, Praktikanten oder Aufsichtsratsmitglieder sein. Gemäß des LkSG können sowohl interne und als auch externe Personen Hinweise an das Unternehmen abgeben.

Es können sämtliche Verstöße gegen Unionsvorschriften sowie Verstöße gegen nationale Vorschriften, wie Straftaten, bestimmte Ordnungswidrigkeiten und Gesetzesverstöße gemeldet werden (bspw. Produktsicherheit, Umweltschutz, Vorgaben zur Lebensmittel- und Futtersicherheit, Geldwäsche, Bestechung, Veruntreuung von Geldern, Kartellrechtsverstöße, Audits und interne Finanzkontrollen). Im Besonderen kann dieses Verfahren auch für alle menschenrechtlichen und umweltbezogenen Risiken beziehungsweise Pflichtverletzungen nutzbar sein, die im Unternehmen oder entlang der Lieferkette auftreten.

Wir verpflichten uns bei der Bearbeitung der Meldung zur Vertraulichkeit, Unparteilichkeit und Schutz des Hinweisgebers. Dieses Vorgehen erstreckt sich über den gesamten Verlauf des Meldungsprozesses. 
An oberster Stelle bei Bearbeitung der Hinweise steht die Vertraulichkeit. Dafür wird der interne Meldekanal von der BREDEX GmbH betreut. Dabei haben maximal zwei Personen von der BREDEX GmbH Zugriff auf den Meldekanal, um eine durchgehende Bearbeitung und eine Vertretung bei Abwesenheiten zu gewährleisten. Die mit den Aufgaben einer internen Meldestelle beauftragten Personen sind in der Ausübung ihrer Tätigkeit unabhängig und haben die nötige Fachkunde, um mit den Hinweisen vertraulich und professionell umzugehen. 
Neben der Vertraulichkeit soll auch eine nachteilige Behandlung von Hinweisgebern in Form von Repressalien verhindert werden. Wir verpflichten uns diesen internen Meldekanal dauerhaft zu verbessern und auf Optimierung der Arbeitsprozesse ständig zu kontrollieren.

Es gibt die Möglichkeit sich an die interne und externe Meldestelle zu wenden. Die hinweisgebenden Personen sollten in den Fällen, in denen intern wirksam gegen den Verstoß vorgegangen werden kann und sie keine Repressalien befürchten, die Meldung an eine interne Meldestelle bevorzugen. Denn interne Meldungen sind häufig der beste Weg, um Informationen an die Personen heranzutragen, die den Verstoß am schnellsten untersuchen und abstellen können.

Die interne Meldung kann über einen Link auf der offiziellen Website unter „Hinweisgeberschutz“ abgegeben werden. Dort können Sie das aufgeführte Formular ausfüllen und eine Meldung abschicken. Bei Bedarf können Sie die Meldung auch anonym abgeben. Nach Ausfüllen des Hinweisgeber-Formulars erhalten Sie eine Mitteilung, dass die Meldung eingegangen ist. Außerdem erhalten Sie Login-Daten mit deren Hilfe Sie sich anonym im System anmelden können, um mit den Meldestellenbeauftragten zu kommunizieren und Fragen zu beantworten. Dies hilft dem Meldestellenbeauftragten ein bestmögliches Bild über den Vorgang und den Inhalt der Meldung zu erlangen. Spätestens 3 Monate nach der Eingangsbestätigung erhalten Sie eine Rückmeldung über geplante oder ergriffene Folgemaßnahmen.

Die Meldestellenbeauftragten sind zuständig für die Kommunikation mit dem Hinweisgeber. Nach Eingang der Meldung prüft die interne Meldestelle, ob der sachliche Anwendungsbereich des gemeldeten Verstoßes vorliegt. Zudem prüft die interne Meldestelle den Hinweis auf Stichhaltigkeit und ersucht ggf. weitere Informationen. Wenn die Untersuchung abgeschlossen ist, leitet die interne Meldestelle gemeinsam mit dem Unternehmen Folgemaßnahmen ein, wie weitere interne Untersuchungen, den Verweis an eine zuständige interne Stelle, den Abschluss des Verfahrens oder die Abgabe des Verfahrens an eine bei dem Beschäftigungsgeber zuständige Einheit oder einer zuständigen Behörde.

Wenn einem intern gemeldeten Verstoß nicht abgeholfen wurde, bleibt es der hinweisgebenden Person unbenommen, sich an eine externe Meldestelle zu wenden. 

Es gibt folgende externe Meldestellen:

Die hinweisgebende Person ist geschützt, wenn Sie sich an eine interne oder externe Meldestelle gewandt oder Informationen gem. § 32 HinSchG offengelegt hat. Zudem muss die hinweisgebende Person zum Zeitpunkt der Meldung einen hinreichenden Grund zu der Annahme haben, dass die gemeldeten Informationen der Wahrheit entsprechen und die Informationen unter den Anwendungsbereich fallen oder zu mindestens ein hinreichender Grund für diese Annahme vorliegen.

Eine hinweisgebende Person kann nicht für die Beschaffung von oder den Zugriff auf Informationen, die sie gemeldet oder offengelegt hat, rechtlich verantwortlich gemacht werden, sofern der Zugriff nicht als solcher eine eigenständige Straftat darstellt. Somit können vertragliche Verpflichtungen, z.B. Verschwiegenheitserklärungen oder Vertraulichkeitsklauseln einer gerechtfertigten Meldung nicht entgegenstehen. 
Zudem sind gegen die hinweisgebende Person gerichtete Repressalien verboten. Repressalien stellen dabei jede Benachteiligung dar, die eine hinweisgebende Person im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit erleidet, wie Kündigung, Abmahnung, Nichtbeförderung oder Mobbing. Wenn es zu einer Repressalie gegen den Hinweisgeber kommt, muss der Arbeitgeber beweisen, dass die Benachteiligung nicht im Zusammenhang mit dem Hinweis steht. 
Wenn dennoch eine Repressalie gegen den Hinweisgeber ausgesprochen wird, besitzt der Hinweisgeber nach dem HinSchG einen Schadensersatzanspruch.

Als oberste Priorität gilt, dass die Vertraulichkeit der Identität der hinweisgebenden Person sowie aller sonstigen in der Meldung genannten Personen gewährleistet ist. Zudem ist auch eine anonyme Meldung als hinweisgebende Person möglich. Bitte beachten Sie auch, dass der Schutz des Hinweisgeberschutzgesetzes nur dann gilt, wenn Sie zum Zeitpunkt der Meldung hinreichenden Grund zur Annahme hatten, dass die von Ihnen gemeldeten Informationen der Wahrheit entsprechen. Sobald der hinweisgebenden Person nachgewiesen werden kann, dass sie vorsätzlich oder grob fahrlässig eine Falschmeldung abgegeben hat, ist diese zum Ersatz des entstandenen Schadens verpflichtet. Vorsätzlich falsche Angaben können darüber hinaus strafrechtliche Folgen nach sich ziehen. 
Es müssen der hinweisgebenden Person also tatsächliche Anknüpfungspunkte für die Annahme des Verstoßes vorliegen, beispielsweise weil Sie den Verstoß selbst wahrgenommen haben oder verlässliche Erkundigungen eingeholt haben. Reine Spekulationen sind nicht vom Hinweisgeberschutz umfasst. Benennen Sie deshalb nach Möglichkeit als hinweisgebende Person alle Ihnen zur Verfügung stehenden Beweismittel (z.B. Zeugen, Urkunden, sonstige Unterlagen, Fotodateien o.ä.). 
Zugriff auf die Daten im Meldekanal haben nur die zuständigen Meldestellenbeauftragten.

Die interne Meldestelle ist sich bewusst, dass die Daten von Hinweisgebern und deren Meldungen sehr sensible Daten darstellen. Aus diesem Grund haben wir weiterführende technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, um Ihre Daten zu schützen. 

Organisatorische Maßnahmen:

  • Berechtigungskonzept
  • Arbeitsanweisungen/Richtlinien
  • Hinweisgeber-Richtlinie
  • Regelmäßige Schulung für die Meldestellenbeauftragten
  • Schulung aller Mitarbeiter und Führungskräfte
  • Dokumentation der eingehenden Hinweise im zugriffsbeschränkten Ordner
  • Löschkonzept
  • Datenschutzfolgenabschätzung
  • Anpassung Verzeichnis für Verarbeitungstätigkeiten
  • Meldestellenbeauftragte sind zur Vertraulichkeit verpflichtet 

Technische Maßnahmen:

  • Zugriffsbeschränkungen zu Hinweisgeberschutz-Ordner und interner Meldestelle
  • Verschlüsselung der Daten
  • Passwortschutz der internen Meldestelle

Die Dokumentation wird drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht gem. § 11 Abs. 5 HinSchG. Die Dokumentation kann nur länger aufbewahrt werden, um die Anforderungen nach diesem Gesetz oder nach anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen, solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist.